Jak efektivně řídit obchod a predikovat cash flow s využitím Microsoft 365

Správa klientských dat v mnoha českých firmách stále připomíná digitální skládačku. Kontakty jsou v mobilních telefonech, e-maily v Outlooku, úkoly v poznámkovém bloku a obchodní příležitosti roztroušené v excelových tabulkách. Výsledkem je informační chaos, kde levá ruka neví, co dělá pravá. Bohemia CRM přináší řešení, které tyto siloované informace spojuje přímo tam, kde již firmy pracují – v prostředí Microsoft 365.

Jádrem tohoto systému není další izolovaná aplikace, ale robustní platforma Model-Driven Power Apps (modelem řízené aplikace) od Microsoftu. To znamená, že Bohemia CRM není jen "propojené" s vaším Office 365; ono v něm přímo žije.

Co je Bohemia CRM Professional?

Bohemia CRM Professional je plnohodnotný systém pro řízení vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management) navržený specificky pro potřeby českého trhu. Využívá standardní, ale přizpůsobené moduly platformy Microsoft Power Apps, což zajišťuje maximální stabilitu, bezpečnost a především nativní integraci s nástroji, které vaši zaměstnanci denně používají.

Klíčové moduly a české názvosloví

Systém je postaven na logické struktuře, která kopíruje reálné firemní procesy. Oproti globálním systémům je zde kladen důraz na správné a srozumitelné české názvosloví:

Obchodní vztahy (Accounts): Evidence firem (vašich klientů, dodavatelů, partnerů). Zde se evidují klíčové údaje jako IČO, adresa a celková historie komunikace s danou společností.
Kontakty (Contacts): Konkrétní osoby, se kterými jednáte v rámci daného Obchodního vztahu.
Aktivity (Activities): Stavební kámen veškeré komunikace. Zahrnuje e-maily, telefonní hovory, úkoly a především schůzky. Díky nativní integraci se schůzka naplánovaná v CRM automaticky propíše do Outlook kalendáře obchodníka a naopak.
Zájmy (Leads): Prvotní, často ještě nekvalifikované poptávky nebo kontakty získané například z webového formuláře či veletrhu.
Příležitosti (Opportunities): Jakmile je Zájem kvalifikován, stává se z něj Příležitost. Toto je centrální modul pro řízení obchodu. Eviduje se zde potenciální hodnota obchodu, fáze a očekávané datum uzavření.

Síla platformy: Proč na Power Apps záleží

Skutečná hodnota Bohemia CRM nespočívá jen v evidenci dat, ale v platformě, na které stojí. Běh na Model-Driven Power Apps a úložišti Dataverse (dříve Common Data Service) přináší zásadní výhody.

Nativní integrace s Microsoft 365

Toto není jen marketingový obrat. Integrace je skutečně bezprecedentní:

Outlook: Propojení s Outlookem je naprosto klíčové. Obchodník může přijatý e-mail jediným kliknutím "zaznamenat" (Set Regarding) k relevantní Příležitosti nebo Obchodnímu vztahu. Veškerá komunikace je tak okamžitě viditelná pro celý tým přímo v CRM, aniž by obchodník musel opustit prostředí Outlooku.
Teams a SharePoint: Veškeré dokumenty týkající se klienta (smlouvy, nabídky, analýzy) nejsou ukládány do CRM, ale na připojenou knihovnu SharePoint. Z karty klienta v CRM jsou však přímo přístupné. Spolupráce nad obchodním případem tak může probíhat v Microsoft Teams, přičemž veškeré záznamy se propisují do CRM.
Bezpečnost a správa: Veškerá vaše klientská data zůstávají bezpečně uložena v rámci vašeho Microsoft 365 tenanta. Správu uživatelů a přihlašování řešíte standardně přes Azure Active Directory, stejně jako u ostatních M365 služeb.

Toky obchodních procesů (Business Process Flows)

Klíčovým nástrojem pro řízení obchodu v Bohemia CRM jsou Toky obchodních procesů. Jedná se o vizuální vodítko (pás karet) v horní části formuláře Příležitosti, které vede obchodníka krok za krokem definovanými fázemi prodeje (např. Kvalifikace -> Analýza -> Nabídka -> Vyjednávání -> Uzavření).

Tento nástroj zajišťuje, že všichni obchodníci dodržují osvědčené postupy, a managementu dává jasný přehled o tom, v jaké fázi se který obchod nachází.

Praktické využití: Jak předpovídat Cash Flow na základě Příležitostí

Jednou z největších výzev pro finanční řízení (CFO) a management je odpovědět na otázku: "Kolik peněz a kdy reálně můžeme očekávat?" Spoléhat se na pocity obchodníků je riskantní. CRM poskytuje tvrdá data pro kvalifikovanou predikci.

Prognóza cash flow v Bohemia CRM je postavena na modulu Obchodní příležitosti. Každá příležitost musí obsahovat tři klíčové údaje:

Odhadované výnosy: Částka, o kterou se hraje (např. 1 000 000 Kč).
Odhadované datum uzavření: Termín, kdy obchodník očekává finální rozhodnutí (např. 15. prosince).
Fáze obchodu (Pravděpodobnost): V jaké fázi se obchod nachází (např. "Nabídka odeslána").

Vážená prognóza (Weighted Forecast)

Síla CRM spočívá v automatickém "vážení" těchto příležitostí. Systém nepracuje s celou částkou 1 000 000 Kč, dokud není obchod vyhrán. Místo toho se každé fázi v Toku obchodního procesu přiřadí procentuální pravděpodobnost úspěchu (např. Fáze "Nabídka" = 50% šance na uzavření).

Výpočet pak vypadá následovně:

Vážený výnos = Odhadované výnosy × Pravděpodobnost (daná fází)
Příklad: 1 000 000 Kč × 50 % = 500 000 Kč

Výsledek pro management

Díky těmto datům může management v reálném čase sledovat reporty (dashboardy), které agregují vážené výnosy všech otevřených příležitostí a seskupují je podle odhadovaného data uzavření.

Místo aby finanční ředitel viděl jen seznam přání v celkové hodnotě 50 milionů Kč, vidí realistický odhad:

Očekávané příjmy (vážené) na Listopad: 4 500 000 Kč
Očekávané příjmy (vážené) na Prosinec: 8 200 000 Kč

Bohemia CRM tak přestává být jen pasivní evidencí kontaktů. Stává se aktivním nástrojem pro řízení výkonu obchodu a klíčovým zdrojem dat pro finanční plánování a predikci cash flow celé firmy.

21. říjen 2025